Scuole

Migrazione al cloud

Le Tipologie di determina a contrarre hanno l’obiettivo di guidare e supportare le Scuole nella predisposizione degli atti di gara per l’affidamento dei servizi connessi con la misura 1.2 Migrazione al Cloud.

I format di determina a contrarre a disposizione delle Istituzioni scolastiche sono i seguenti:

  1. Determina di acquisto mediante affidamento diretto mediante pubblicazione avviso, tale documento è scaricabile dal seguente link: Scarica documento in pdf ;
  2. Determina di acquisto mediante richiesta preventivi, tale documento è scaricabile dal seguente link: Scarica documento in pdf;
  3. Determina di acquisto mediante ordine diretto MEPA, tale documento è scaricabile dal seguente link: Scarica documento in pdf ;
  4. Determina di acquisto mediante trattativa diretta MEPA, tale documento è scaricabile dal seguente link: Scarica documento in pdf ;

Le Linee guida per il processo di Migrazione al cloud delle Istituzioni scolastiche hanno l’obiettivo di guidare e supportare le Scuole nell’arco delle diverse fasi previste dal progetto di migrazione dei servizi/applicativi su ambiente cloud, illustrando nel dettaglio tutti i diversi passaggi previsti all’interno dell’avviso di finanziamento e dei relativi allegati.

Nel documento si fornisce una panoramica rispetto ai seguenti aspetti:

  • Tempistiche del progetto di migrazione;
  • Requisiti di partecipazione all’avviso;
  • Definizione della strategia di migrazione;
  • Partecipazione all’avviso e ricezione del finanziamento;
  • Strumenti a supporto delle Scuole.

Tale documento è scaricabile dal seguente link:

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L’Help Desk Amministrativo Contabile (HDAC) costituisce il canale ufficiale di assistenza e e comunicazione fra l’Amministrazione e le Istituzioni scolastiche in merito a tematiche organizzative, gestionali, amministrative e contabili.

Qualora siano necessari chiarimenti in merito alle attività previste dal progetto di Migrazione al cloud, è possibile inoltrare una Richiesta di Assistenza al supporto HDAC tramite il seguente percorso: “SIDI Applicazioni SIDI Gestione Finanziario Contabile Help Desk Amministrativo Contabile Assistenza Richiesta Assistenza”.  
Nella compilazione della Richiesta di Assistenza, è essenziale:

  • Inserire l’ambito “Scuola digitale 2022-2026”;
  • Selezionare dal menù a tendina la tematica “Avviso 1.2 - Migrazione al cloud”;
  • Descrivere il problema nell’apposito campo.

Si comunica, inoltre, che il Ministero dell’Istruzione ha messo a disposizione all’interno di HDAC il servizio di prenotazione di chiamata, attivo fino al 24 Giugno 2022 – data di scadenza dell’avviso di finanziamento, che consente alle Scuole, in casi di particolare necessità, di essere contattate da un operatore per ricevere assistenza nel processo di adesione all’avviso di finanziamento.

La prenotazione di chiamata è accessibile tramite il seguente percorso: “SIDI Applicazioni SIDI Gestione Finanziario Contabile Help Desk Amministrativo Contabile Assistenza Prenota una chiamata “.
Al percorso indicato, è necessario:

  • Inserire l’ambito “Scuola digitale 2022-2026”;
  • Selezionare dal menù a tendina la tematica “Avviso 1.2 - Migrazione al cloud”;
  • Specificare nel dettaglio la ragione della richiesta nell’apposito campo;
  • Indicare il range di orario (dalle 9:00 alle 18:00).

Qualora le criticità riscontrate dalle Istituzioni scolastiche durante la procedura di iscrizione al portale “PA digitale 2026” e di adesione all’avviso di finanziamento fossero di natura tecnica, è raccomandato avanzare la richiesta di assistenza all’Help Desk di PA digitale 2026 attraverso la compilazione dell’apposito form.

Si informa, inoltre, che su ‘PA digitale 2026’ è possibile consultare, in merito alle richieste di supporto più frequenti, la sezione (FAQ) Domande Frequenti.

Siti web

Le Tipologie di determina a contrarre hanno l’obiettivo di guidare e supportare le Scuole nella predisposizione degli atti di gara per l’affidamento dei servizi connessi con la misura 1.4.1 Citizen Experience (Siti web).

I format di determina a contrarre a disposizione delle Istituzioni scolastiche sono i seguenti:

  1. Determina di acquisto mediante affidamento diretto mediante pubblicazione avviso, tale documento è scaricabile dal seguente link: Scarica documento in pdf ;
  2. Determina di acquisto mediante richiesta preventivi, tale documento è scaricabile dal seguente link: Scarica documento in pdf;
  3. Determina di acquisto mediante ordine diretto MEPA, tale documento è scaricabile dal seguente link: Scarica documento in pdf ;
  4. Determina di acquisto mediante trattativa diretta MEPA, tale documento è scaricabile dal seguente link: Scarica documento in pdf ;

Gestione documentale

Le Linee guida per la gestione documentale nelle Istituzioni scolastiche descrivono, a livello macro, l’architettura del modello di funzionamento che l’Amministrazione intende proporre alle Istituzioni scolastiche, nonché i principali strumenti necessari per il presidio di tutte le attività inerenti al processo di gestione documentale.
Nel documento si fornisce una panoramica rispetto ai seguenti aspetti:

  1. Quadro normativo di riferimento;
  2. Principali indicazioni sulla gestione documentale;
  3. Strumenti a supporto.

Per una visione d’insieme si suggerisce la consultazione dei relativi allegati: Format di manuale per la gestione dei flussi documentali delle Istituzioni scolastiche, Massimario di conservazione e scarto.

Per ulteriore approfondimento o per leggere le FAQ è necessario accedere all’Help Desk Amministrativo Contabile (HDAC) del Ministero dell’Istruzione.

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Il format di manuale di gestione standard è uno strumento di supporto alle Scuole per la redazione del manuale di gestione documentale, da adattare in base alle specifiche esigenze e peculiarità amministrative e gestionali della singola Istituzione Scolastica.
Esso è articolato in capitoli che descrivono il modello organizzativo adottato dalla Scuola per la gestione documentale e il processo di gestione del ciclo di vita del documento, dettagliandone alcuni aspetti specifici che risultano fondamentali per un adeguato svolgimento delle attività.
In particolare, il format contiene dei focus relativi sia a tematiche particolarmente rilevanti nel processo di gestione dei flussi documentali (es. firme elettroniche, protocollo informatico), che a procedure operative (es. creazione/acquisizione di un documento, fascicolazione).
Il format supporta le scuole nel descrivere attività relative al processo di creazione, acquisizione, registrazione, classificazione, assegnazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti secondo una struttura comune, consentendo così di adeguare l’intero processo di gestione documentale alla normativa vigente e uniformandolo tra le scuole, pur garantendo un margine di personalizzazione per alcune specifiche procedure.
Il format, dunque, semplificando la creazione del manuale,favorisce il corretto funzionamento del processo di produzione del documento, nonché del servizio per la tenuta del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali e degli archivi, consentendo alla scuola di adattare il manuale secondo le proprie esigenze.

Per ulteriore approfondimento o per leggere le FAQ è necessario accedere all’Help Desk Amministrativo Contabile (HDAC) del Ministero dell’Istruzione.

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Il Titolario di classificazione delle Istituzioni scolastiche supporta le Scuole nella classificazione dei documenti, descrivendone l’organizzazione in settori e categorie e facilitandone dunque una schematizzazione logica.
Tale strumento sostituisce Titulus Scuola, diramato dal Ministero dei Beni e delle Attività Culturali e del Turismo con circolare n. 8 del 24 gennaio 2017.
A livello di struttura logica, esso è articolato su due livelli:

  • I livello (Titolo): definisce i titoli di classificazione dei documenti;
  • II livello (Classe): elenca le specifiche classi incluse all’interno di ciascun titolo.

Il Titolario rappresenta uno strumento non modificabile ed essenziale per i processi di formazione e gestione degli archivi delle Scuole, nonché funzionale al processo di conservazione dei documenti, in quanto garantisce l’applicazione di procedure uniformi di registrazione e classificazione degli atti tra le Istituzioni scolastiche.

Per ulteriore approfondimento o per leggere le FAQ è necessario accedere all’Help Desk Amministrativo Contabile (HDAC) del Ministero dell’Istruzione.

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Il Massimario di conservazione e scarto per le Istituzioni scolastiche è uno strumento di supporto alle Scuole nello svolgimento delle operazioni di scarto dei documenti.

Tale strumento sostituisce il Piano di conservazione e scarto per gli archivi delle Istituzioni scolastiche (Allegato 1 alle Linee Guida per gli archivi delle Istituzioni scolastiche, elaborate dalla Direzione generale Archivi del Ministero della cultura nel dicembre del 2005).
Al fine di agevolare le operazioni di registrazione, ciascuna tipologia documentaria, oltre ad essere associata al relativo tempo di conservazione, è stata collegata al titolo e alla classe corrispondente nel Titolario di classificazione.
Il massimario è dunque articolato su quattro livelli:

  • I livello: corrisponde al I livello della struttura del titolario (Titolo);
  • II livello: corrisponde al II livello della struttura del titolario (Classe);
  • III livello: corrisponde alla tipologia documentaria;
  • IV livello (“libero”): può essere utilizzato dalle Scuole per dettagliare ulteriormente le tipologie documentarie.

Si precisa che la struttura dei primi tre livelli non è soggetta a possibili modifiche da parte delle Istituzioni scolastiche.
Il massimario supporta dunque le Scuole nelle attività tipiche della fase finale del ciclo di vita del documento, legate al processo di conservazione dello stesso. Nello specifico, il massimario descrive le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole per la conservazione, selezione e scarto della documentazione archiviata e, in particolare, fornisce indicazioni riguardo ai documenti da conservare per un tempo illimitato o che possono essere proposti per lo scarto dopo un periodo stabilito.

Per ulteriore approfondimento o per leggere le FAQ è necessario accedere all’Help Desk Amministrativo Contabile (HDAC) del Ministero dell’Istruzione.

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Firma Elettronica Avanzata

Il servizio di Firma Elettronica Avanzata messo a disposizione dal Ministero dell’Istruzione prevede l’utilizzo di due applicativi: “Sigillo” e “Sigillo-Gestione”.
Sigillo” consente in ogni momento di apporre delle firme su documenti prodotti dalle Scuole, senza la necessità di utilizzare un certificato di firma digitale emesso da una Certification Authority. È sicuro e affidabile in quanto garantisce l’immodificabilità del documento dopo l’apposizione della firma e abbina indissolubilmente l’oggetto della sottoscrizione con il processo di autenticazione SPID e, dunque, con l’identità del firmatario.
Le funzionalità che l’applicativo “Sigillo” mette a disposizione sono:

  • La Firma da remoto di un documento caricato dalle Scuole;
  • La verifica dello stato della firma di un documento;
  • La possibilità di scaricare un documento firmato;
  • La notifica tramite e-mail del caricamento del documento;
  • La ricerca dei documenti.

I soggetti in possesso di un’identità digitale SPID di livello 2 possono accedere a “Sigillo” attraverso una delle seguenti modalità: dall’area riservata del portale del Ministero dell’Istruzione; tramite e-mail inviata al firmatario dopo il caricamento del documento; tramite applicativo esterno che accede a “Sigillo” tramite l’URL diretta.
Per maggiori informazioni, scarica il Manuale utente FEA.

Sigillo-Gestione”, invece, è un applicativo del SIDI (Sistema Informativo dell’Istruzione) che permette a Dirigenti scolastici (DS), Direttori dei Servizi Generali e Amministrativi (DSGA) e agli utenti delle  segreterie scolastiche da loro accreditati di utilizzare il servizio di Firma Elettronica Avanzata “Sigillo”.
“Sigillo-Gestione” permette di poter monitorare e caricare due diverse tipologie di documenti:

  • A firma singola, per i quali sarà possibile richiedere la firma ad un solo firmatario;
  • A firma multipla, per i quali sarà possibile richiedere la firma a più firmatari.

Per entrambe le tipologie, una volta completato il processo di firma, verrà inviata una e-mail di notifica a tutti i firmatari e alla Scuola che ne ha predisposto il caricamento.
Per maggiori informazioni, scarica il Manuale utente FEA – Gestione.

Clicca sui seguenti link per visualizzare i video tutorial: