Gestione documentale
In tutte le Pubbliche Amministrazioni, la gestione documentale rappresenta un fattore essenziale per il corretto funzionamento dell’Amministrazione stessa poiché costituisce l’infrastruttura organizzativa e digitale alla base dell’erogazione dei singoli servizi. Per questa ragione, al fine di massimizzare il contributo della transizione alla modalità digitale e di integrare l’innovazione tecnologica all’interno dell’Amministrazione, è stato necessario intervenire sul miglioramento della gestione documentale.
Sulla base delle Linee Guida AgID sul documento informatico e del Codice di Amministrazione Digitale, il Ministero dell’Istruzione ed il Ministero della Cultura hanno ridefinito, in collaborazione con AgID, il modello di gestione documentale delle Istituzioni scolastiche che tiene conto di aspetti organizzativi e tecnologici omogenei, all’interno del quale le Istituzioni scolastiche si possono orientare per garantire una gestione uniforme e adeguata del processo di gestione documentale.
Il modello prevede la digitalizzazione di tutto il «ciclo di vita» dei documenti: dalla loro nascita (per creazione o acquisizione) fino alla conservazione e/o scarto, al fine di favorire la trasformazione della gestione documentale da cartacea a “paperless”.
Grazie al lavoro congiunto tra Ministero dell’Istruzione, Ministero della Cultura, AgID e Istituzioni scolastiche sono stati predisposti e/o aggiornati gli strumenti volti a supportare le segreterie scolastiche nel processo di gestione dei flussi documentali:
- Linee guida per la gestione documentale: framework omogeneo per la gestione documentale che descrive il modello da proporre alle Scuole e gli strumenti abilitanti;
- Format di manuale per la gestione dei flussi documentali delle Istituzioni scolastiche: strumento di supporto per la redazione del manuale di gestione documentale, da adattare in base alle esigenze di ogni Scuola;
- Titolario di classificazione per le Istituzioni scolastiche: strumento di supporto che descrive l’organizzazione dei documenti in settori e categorie facilitandone una schematizzazione logica;
- Massimario di conservazione e scarto per le Istituzioni scolastiche: strumento di supporto alle Istituzioni scolastiche nello svolgimento delle operazioni di scarto dei documenti.
Per maggiori informazioni sulle attività legate a questa iniziativa si rimanda alla sezione «News ed eventi».
Soggetti coinvolti:
